Werknemers van Nederlandse werkgevers hebben een Burgerservicenummer (BSN) nodig. Dat betekent dat ze ingeschreven moeten zijn 1) als ingezetene (in de Basisregistratie personen, bij een gemeente) of 2) als niet-ingezetene (in de Basisregistratie personen, in de RNI). Buitenlandse werknemers die korter dan 4 maanden in Nederland denken te gaan verblijven kunnen zich in de RNI (Registratie Niet-Ingezetenen) inschrijven, en daarmee een BSN krijgen. Het BSN heeft u als werkgever nodig voor de loonadministratie en de loonheffingen van de Belastingdienst.
Maken afspraak
Het maken van een afspraak kan bij een van de 19 RNI-loketgemeenten. Dit kan telefonisch of via hun website. Als het gaat om een afspraak voor groepen (circa vijf of meer personen) dan is het handig om contact op te nemen met de RNI-accountmanager van een van de 19 gemeenten. De accountmanagers zijn goed telefonisch of per e-mail te bereiken.
Binnen vijf werkdagen
Er zou altijd een RNI-gemeenteloket moeten zijn waar je binnen vijf werkdagen terecht kunt om mensen in te schrijven. Maar in de zomer als er veel seizoensarbeid is dan is het ook al druk bij gemeenten met mensen die paspoorten aanvragen (in verband met de vakantie) en is de bezetting bij gemeenten in het algemeen toch al iets minder omdat ook gemeenteambtenaren zomers met vakantie willen. Oftewel, neem contact op met een accountmanager en probeer in gezamenlijk overleg toch een afspraak te maken.
Afspraak bij het RNI-gemeenteloket
Bij de meeste gemeenten gaat alles op afspraak. Je kunt bij de meeste RNI-loketgemeenten niet zonder afspraak terecht. Zeker bij groepen gaat dat niet. De gemeente verwacht dat de personen Nederlands/Engels of Duits spreken. Spreken zij geen van deze 3 talen dan is een begeleider/tolk noodzakelijk. Ook kan aan de begeleider/tolk gevraagd worden of hij/zij zich kan identificeren.
Om de inschrijving sneller te laten verlopen is het aan te bevelen om de werknemers het RNI-registratieformulier digitaal in te laten vullen en deze geprint mee te nemen. Het betreft het buitenlandse woonadres en het adres waar ze in Nederland verblijven op het moment van inschrijving. Het inschrijven zelf duurt zo’n 10 minuten per persoon. De ingeschrevene krijgt direct een brief mee met daarin het BSN.
Bij het inschrijven in de RNI worden mensen zorgvuldig geïdentificeerd om fraude te voorkomen. Ze moeten een geldig reisdocument bij zich hebben, een ID-kaart of liever nog een paspoort. Inschrijving is niet mogelijk met een rijbewijs of een verblijfsvergunning. Het reisdocument moet in goede staat zijn en de foto moet goed gelijkend zijn. Een ID kaart die in tweeën is gebroken wordt niet geaccepteerd, ook niet als ie met een plakbandje is gemaakt. Dat iemand met een paspoort of ID-kaart door de douane komt is geen garantie dat het document goed genoeg is voor inschrijving in de RNI.
No show
Als er een afspraak is gemaakt dan heeft de gemeente balies en personeel gereserveerd. In 2017 hebben gemeenten veel last gehad van no show; groepen kwamen niet opdagen op de voor hun gemaakte afspraak. Als er veel no show is worden loketten en medewerkers voor niets vrijgehouden, dit betekent naast frustratie dat het alleen maar drukker wordt bij gemeenten in de overgebleven tijd. De accountmanager kan dan een volgende keer geneigd zijn om geen extra moeite te doen. Geef tijdig door als de afspraak niet doorgaat of als de groep kleiner/groter is dan afgesproken. Als de RNI-loketgemeenten en werkgevers samen optrekken komt dit de samenwerking ten goede. Een gemeente vertelde dat ze in 2017 3x zoveel mensen hadden kunnen inschrijven als iedereen zich aan de afspraak had gehouden.
Al eerder in Nederland geweest?
Als mensen al een keer in Nederland geweest zijn om te werken dan staan ze wellicht al ingeschreven in de RNI en hebben ze al een BSN. En een BSN is levenslang geldig, zoals een persoonsnummer in de meeste landen altijd geldig blijft. Als ze hun BSN niet meer weten dan worden ze niet opnieuw ingeschreven maar kunnen ze – tegen betaling – een uittreksel krijgen.
Meer informatie: Rijksdienst voor Identiteitsgegevens>